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刚刚收到信息说认识的人欠了钱不接电话,让我转告怎么回事?

刚刚收到信息说认识的人欠了钱不接电话,让我转告怎么回事?

(一)、处理留言的一般原则 1、简洁:在记录留言时,要抓住要点,排除无用的话语,让受让人一看就明白; 2、完整:留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息,要非常仔细地记全,不要遗漏; 3、准确:要确保信息记录的正确,包括双方的姓名,对方的单位、码,来电日期、时间,来电的内容等。一定要在留言上签字,以防收到信息的人有什么疑问。在记录完留言后应将留言中的数字信息、等重要内容与地方作核查,确认准确; 4、及时送达留言:记录者应尽早传递留言,如果留言是紧急内容,应将留言表中紧急一项标出,提醒接收者。当留言出错的时候。最好坦然向对方承认,取得谅解,并尽快采取补救措施。 (二)、接的方法 1、“响铃不过三” 秘书在铃响后,应迅速接听。响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现,势必给来者留下不好的第一印象。如果耽搁了一会儿,拿起后,要先向来电者真诚地表示歉意:“对不起,让您久等了。” 2、接的问候语 先要问候,对外接报出单位名称,对内线报出部门名称。 比如:“你好!天地。”或:“你好,部办公室,我是刘海。” 3、如果来电要找的人不在或因开会不能接,秘书可有以下三种选择: ①如果知道上司何时回来,可以告诉对方到时再打过来。如: “很抱歉,刘海先生正巧不在,您过一会儿再打来好吗?估计他9点钟左右回来。” ②可请对方留下姓名和码,等上司回来后再同他。如: “请您留下码好吗?这样刘经理可以给您回。” ③可询问对方是否愿意与其他人通话,但要告知对方你要转给人员部门,并征求对方同意。如: “关于合同一事,你想同其他人谈一谈吗?我们的部马经理正在办公室,要不要我把你的转过去?” 4、记录并引用对方的名字 秘书应该有意识的训练自己的听辩能力,假如对方是老客户,经常打来,你开口就弄清楚他的声音时,秘书可以用合适的称谓问好:“您好,王经理”这将给对方留下受到特别重视的印象。 5、接的语调 利用清晰而愉快的语调接能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。在说过“你好”并自报姓名后,你是热情还是心不在焉全都会通过说话语调暴露出来。 说话应稍慢而清晰,要注意措词。说话时要面带微笑,使声音听起来更为热情。 语调要平稳、安详,不可时儿细语时而高声大叫,更不能陡然提高音调。 语言沟通的3大特点是:声音和谐有序、态度和霭可亲,言辞得体准确。 6、排除干扰 要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽,应偏过头,掩住话筒,并说声“对不起”。千万不要边打边嚼口香糖或吃东西。 应避免打时和旁边的人交谈。 注意不要让间里的背景声音干扰交谈。 如果通话中遇到线路出现毛病或串线,应尽快处理,并建议对方待会儿再打。这样做,也许会耽误一点时间,但比较礼貌。 7、要做好记录 (三)、的方法 1、首先报出本人的姓名和单位名称 为了使对方能听清楚,说话节奏应比交谈时稍慢些。建议报出自己的全名。这实际上是一种自我推销的方式,可以使对方加深对你的印象。比如,您可以这样说:“您好!我是天地的刘海。请问王先生在吗?”如果是秘书接的,等本人来接时,还须再报一次姓名和单位。 秘书介绍自己的方法主要取决于两个因素: 一是确定是内线还是外线;二是能否清楚接的人是谁。 如果打外线,秘书不认识对方,应作详细的自我介绍,如“您好,我是刘海。天地部的秘书。” 如果打内线,秘书可区别对待。以下几种自我介绍可视不同情况采用。 “我是刘海,王先生的秘书。” “我是部的刘海” “李涛先生,您好,我是刘海。” 秘书在接通并作了自我介绍后,要简明扼要地说明通话目的。在请接的人传呼自己要找的人时,要有礼貌。如果估计到这次通话的时间较长,应在通话开始时就询问对方此时是否方便长谈。如果对方愿意谈但此时不方便,秘书要有礼貌地请对方指定下次通话时间。 打时,若恰巧要找的人不在,或不能来接,秘书可用协商的口气请接的人转告。留言时要说清自己的姓名、单位名称、码、回电时间、转告的简要内容等。 在对方记下这些内容后,千万不要忘记问:“对不起,请问您怎么称呼?”对方告知的姓名要用笔记下来,以备查找。 2、如果想请对方回,切记要留下自己的码,这是最基本的礼仪。 别忘了告诉对方回的最佳时间。在你有可能外出时,记住这一点尤为重要。如果对方是在外地,则最好说明自己将于何时再打,请其等候。 3、要问对方此时打对方是否方便 对方必须在中讨论的问题,还应考虑何时去于对方更方便。有的希望一上班就借这样的,以便能有一整天时间可做其他事情。而有的则宁愿在一天工作即将结束的时候再接这样的。如果想定期和对方进行这种讨论,应征询对方定在哪一天、哪一个钟点更为方便。这样做,既是为了使对方能定下心来与你从容讨论,同时也是个风度问题。在别人正忙时去是很不礼貌的行为。 明明需要占用一刻钟,切不可只说:“可以占用你几分钟时间吗?”“应该说:“王涛,我想和你谈谈分配方案的事宜,大概需要一刻钟。现在你方不方便?”有时你可能只是为了和对方约定一个对双方都方便的时间再去,但如果对方说“现在就行”,则不宜再推迟。如果不得不在对方不方便的时候去打,应当表示歉意并说明原因。 4、注意自己的语言 措词和语法都要切合身份,不可太随便,也不可太生硬。称呼对方时要加头衔。听话时,最好插用一些短语以鼓励对方。对对方的要求作出反应或对方提出要求时,态度应积极而有礼貌,比如:“我很高兴为你了解相关信息”或者“请别忘了下周一到我开会”等等。 5、适时结束通话 通话时间过长意味着滥用对方的善意。结束谈话时,要把刚才谈过的问题适当总结一下。最后应说几句客气话,以便显得热情些。放话筒的动作要轻,否则对方会以为你在摔。 在每次通话结束前,挂的一方应该主动说些礼貌规范的结束语,以结束通话。这虽然不是大事,但却有助于判断对方是否故意拖延通话。可以以征求意见的方式提出,如:“就谈到这里,好吗?”也可以用规范的结束语,如: “很高兴与您通话,我们希望能尽快见到您,再见” “谢谢你的来电,李涛先生。再见” 如果所在单位或部门规定的标准的通话结束语,则应在每次通话结束前使用这句结束语。切不可正题刚讲完便“啪”的挂上,使对方措手不及。 6、拨错了码要道歉,决不可挂上了了之,因为这样是很不礼貌的。 道歉的态度要诚恳,话不必多,您可以说:“对不起,我可能拨错码勒”。不可盘问对方为什么不是自己要找的人。同时,可以询问一下对方的码,看是否与自己所拨的码相同,以免再次拨错。同时,别忘了要道声“再见”。 (四)、通话过程中可能出现的问题以及处理方法 1、线路中断 的一方应主动重拨,接话方则应静待一、二分钟后方可离开。重拨以越早越好,接通后应先表示歉意,尽管这也并非是自己的过错。 既是通话即将结束时出现线路中断,也要重拨,继续把话讲完。否则,就像交谈中弃人而去,是很失礼的事。况且,既是你的话讲完了,对方可能还有更多的话要讲。要是在一定时间内打的一方仍未重拨,接一方也可拨过去,并且可以这么说:“刚才您是否讲完了,还有其他问题(事情)吗?” 线路中断常发生于“持机稍侯”和等待转接的时候,虽然令人恼火,但在接通时也不可暴露任何不满。因为也许是由于对方不了解系统操作而出的差错,并非出于故意。但作为请人稍侯和转接的一方而言,应主动表示歉意并迅速接通对方所需要的。 2、接通时受到干扰 如果接时室内已经有人和通话时有人闯入而没有退出室外,你可先对话筒说声“对不起”,然后有礼而坚定地对进来的人说:“我待会再去找你”,示意其退出。 在上司打时,如果秘书确有急事非马上找他,可以将要谈的问题写在便条上放在他的眼前,然后再退出。 3、没有时间谈话 对于这种无非是接还是不接,权衡的关键在于来电的重要与否和矛盾的轻重程度(如手头的工作能不能暂时搁置,或者是来电能不能三言两语讲完)。 这时对方并不知道你的处境,所以在接时不妨向对方直言。这样做是允许的,也不失礼。比如,可以告诉对方:“我正在打今天下午要用的报告,能不能待会为儿给你回?”这样对方了解你不想接并非出于不尊重,同时也可使他有所选择,或是同意以后再通,或是三言两语讲完来电。 如果当时的确很忙而又深知来者讲话啰嗦,则告诉对方迟些时候回,这样对双方都比较合适,而且不失礼貌。 4、很难对付的 有的人讲话听不清或很难懂,应在通话开始时就向其说明。 有的人喜欢在里大发脾气。可以适当地让对方发泄心中的怒气。回话人的语调要安详,沉稳。 有的人东拉西扯,谈不到点子上。应有礼貌地把问题引上正题。 有的人像牛皮糖,是很缠人。不管是否会干扰别人,他总是在里说个没完,或三番五次地打来。对付这种人,只要不说“我对你不感兴趣”,用什么办法加以拒绝都行。对他们说话要直截了当,不能过于婉转,可以说,自己正在忙,有空便回。比如说:“谢谢你多次来,只是我们已经选好了办公用品的供应商”。 (五)、在对方答录机中留言 1、等到对方预先录制的请留言信息结束,在听到特殊的提示音后开始留言; 2、先清楚地说出自己的姓名和单位的名字; 3、清楚说明要给谁留言,最好留下全名; 4、间洁说明留言的内容,一定要做到信息简短明了; 5、对于姓名和等主要词汇,可运用拼写再次确定,如李海先生的名字是木子李,大海的大海; 6、如果信息中药留言数字,应缓慢述说,并再次重复; 7、然后说出留言的日期和具体时间; 8、挂断之前,自己要向对方说“谢谢”和其他礼貌用语。