Simone
【摘 要】在中国大力推进现代企业制度建设的大背景下，承担着企业运营与发展”枢纽”和”桥梁”作用的办公室，其职能也在悄然发生着变化。尤其在人员规模小、脑力密集和部门设置简单的中小企业，它不仅仅是单纯的服务机构，更是体现一个企业对内对外管理现代化水平的重要标志之一。如何将内外服务溶于日常管理，在提升服务水平和服务质量的同时达到提升公司管理水平的目的，是值得现代企业研究的一个重要课题。
【关键词】办公室；管理；企业
由于公司整体人员规模的限制，中小企业机构设置通常较为简单，企业涉及到行政、后勤、安全，甚至信息化、人力资源工作都可能放在办公室，其主要职能就是对上对下、对左对右的上情下达、组织筹划和沟通协调。同时，办公室是重要的辅助决策和参谋机构，是公司决策的基础管理环节。这样重要的一个管理部门，是企业对内对外的第一形象，每个工作细节展现出的专业、高效直接体现着企业的整体精神面貌和职业素养，办公室带入的工作作风其实是企业文化的源头，所以，搞好办公室服务与管理建设工作至关重要。
一、中小企业办公室特点
1.面对的群体更加广泛，具有工作灵活性
由于中小企业办公室职能较为集中，需要横向、纵向沟通协调的事项多，加之企业人员规模小，基本和每个人都会有打交道的机会，使办公室与各部门的事项沟通方式、信息传达渠道以及问题处理方法更具有灵活性。
2.部门职能更加繁杂，具有事件突发性
办公室工作并非重复性的简单劳动，而是每天处于解决不同事件的.环境中，每天面临着新挑战和新问题，这也考验着办公室人员的沟通协调能力、应变能力和迅速反应能力。
3.人员配置更加紧张，具有一人多岗性
较之大型企业的分工精细化和专业化，中小企业的分工更多依据的是岗位工作量的大小，不同专业和领域跨岗、兼岗的情况较多，尤其在办公室工作中，职能多与人员配置有限这一矛盾的存在必然导致一人要身兼数职，这也是办公室工作性质决定的。
二、中小企业办公室工作面临挑战
1.企业对办公室重视不足，战略定位较低
对于企业而言，办公室作为“公司大总管”，虽然事务繁杂，但在传统观念中，它只是服务和办事机构，并不直接创造价值，而且是经营费用的主要出口。所以，在资源分配、激励配比以及职业发展上，企业更倾向于业务部门及其员工。基于此，如何保证办公室工作正常运转和内部稳定，保证员工工作热情和工作主动性，是企业管理层需要考虑的一个难以回避的问题。
2.办公室工作繁杂且疲于应付，管理提升难
对于办公室部门管理者也就是办公室主任来说，职能分工决定其每日关注的管理条线比较多，很容易造成“拆东墙补西墙”的管理混乱，领导和员工每日头晕眼花的埋头处理突发事件，根本没有时间深层次思考如何更有效地开展工作，管理水平停滞不前，甚至跟不上企业经营管理需要。
3.对于办公室人员培养较随意，员工发展空间小
通常企业中办公室人员，尤其是基层管理人员，流动性是比较大的。究其原因，在较强的人际关系压力下，办公室人员往往是学习培训机会少，领导同事关注少，职位发展通道窄。当然，办公室员工流动性不影响公司整体运行，但对于队伍稳定、对于文化建设甚至公司可持续发展的影响不容小觑。
三、中小企业办公室职能发挥的一些思路
1.牢固树立“以敬为先”的职业素养，提升问题解决技巧
不管办公室职能如何转变，服务是办公室工作的基础职能，因此办公室人员应首先树立浓厚的服务意识，在工作中摆正位置、进入角色，才能在对领导、对同事和对外部的沟通过程中体现出企业文化中优秀的职业素养。
有了“以敬为先”的职业素养，就有了从凡事从工作出发的公正原则，就有了一切服从大局的团队精神，就有了想他人之所想的换位思考，那么在面对诸多错综复杂的矛盾时，其实很多问题就可以迎刃而解了。懂得“尊重”二字，是解决各类问题的关键技巧和原则。
因此，不管是公司领导还是部门领导，身先士卒的引导员工树立这样的职业素养，通过多种形式的学习、培训或者是案例分享潜移默化影响我们的员工，是企业文化建设工作的一项重要内容。
2.夯实办公室各项制度规范，提升基础管理水平
很多时候，办公室工作出现拆东墙补西墙的窘境，甚至政令不畅的情况，还是因为基础管理工作没有夯实。一个企业基础管理任务，可以说80%都在于办公室。办公室管理水平的高低决定着企业整体办公效率的高低。
因此，办公室要建立一套科学合理、准确高效和反应敏捷的管理制度体系以及工作流程，同时在工作实践中紧跟企业发展，持续验证、纠正以及优化这套体系，更要注意的，制度存在与其执行情况是两回事，真正的贯彻执行至关重要。
3.多种渠道推动办公室综合素质，提升办公室辅助决策能力
首先，要充分发挥办公室主任的领导作用。
管理工作再细也不多余，但精力有限，越是多头绪的工作职能，办公室主任越应该从复杂的日常工作中解脱出来，做到抓重点、管“要害”，协助领导考虑全局性的工作，统筹兼顾。办公室工作往往“牵一发而动全身”，所以这“一发”是不是要牵，如何牵，是办公室领导要思考和协助筹划的事情。当然，针对基础工作领导要做好岗位分工，贯彻好岗位目标责任制，让各自岗位都可以有计划、有方法的开展具体工作，是充分发挥领导作用的基础。
其次，要不断提升办公室员工的学习能力。
由于每天面对不同人与事的变化，办公室人员的学习能力比其他部门员工显得更为重要，因此，不仅要具有扎实的文字功夫，要不断提升公文写作能力，更要在公司业务状况、有关政策法规等公司内外信息方面随时学习和吸收并与工作实际结合，每一项重要工作完成以后，办公室人员要认真总结经验教训，总结是提升学习能力的有效方法。
再次，要大力提高办公室整体创新管理水平。
办公室创新意识是服务管理水平得以提升的关键。创新，就是要转变服务方式，将忙乱的、被动的服务向从容的、主动的服务转变，要立足于实现公司战略目标，实现超前管理，早计划、早研究和早动手，被动性工作主动去做，变被动为主动；创新，也是要转变管理方式，将无序的、低效的管理向规范的、高效的管理转变，要立足于建立现代企业目标，增强协同办公能力，优化管理组织、共享管理资源、顺畅管理渠道，最终实现企业决策效能的提高。
4.统筹包括办公室在内的员工梯队建设，提升办公室员工职场竞争力
办公室作为企业运行的“中枢”，员工参与服务与管理的主观能动性至关主要，否则办公室将是“一潭死水”。企业领导应积极转变对办公室职能的传统观念，充分认识到办公室职能对于企业发展的重要意义。
重要的一点，是要提升办公室在企业的战略地位，将办公室员工的职业发展纳入到企业整体梯队建设当中，赋予他们更多的学习、培训和展现的机会，让积极要求进步的员工得到提升理论水平和业务素质的机会，同时也可以考虑将办公室作为企业员工锻炼综合能力的必修课，通过人员的流动加强其他部门对于办公室工作的了解、理解和支持，增强员工之间的平等意识。
总之，作为一个沟通上下、联络各方的综合管理部门，办公室要深谙“尊重”的含义，怀着“敬人之心”，立足企业发展战略，踏实、深入的做好管理协调工作，推动企业内部领导之间、部门之间、员工之间思想一致、行动统一，从而减少企业内耗、发挥最大效能。
参考文献：
王雪莉，马琳，王艳丽. 高管团队职能背景对企业绩效的影响：以中国信息技术行业上市公司为例[J]. 南开管理评论. 2013（04）.
李艳辉. 战略人力资源管理对企业绩效的影响研究[J]. 中国商论. 2016（23）.
